سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

مقدمة

تعتبر سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها جزءاً أساسياً من إدارة المعلومات داخل الجمعية. تهدف هذه السياسة إلى تحديد كيفية الحفاظ على الوثائق والسجلات، والمدة الزمنية التي يجب الاحتفاظ بها، وآلية الإتلاف لضمان الامتثال القانوني وحماية المعلومات الحساسة.

مدد الاحتفاظ بالوثائق

تحدد الجمعية مدد الاحتفاظ بالوثائق وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها. وتشتمل هذه المدد على:

السجلات المالية: 10 سنوات من تاريخ الإغلاق المالي.
المستندات القانونية: 7 سنوات بعد انتهاء القضية أو العقد.
السجلات الإدارية: 5 سنوات.

آلية الإتلاف

The destruction of documents and data is carried out according to the following procedures:

Identifying documents that have reached the end of their retention period.
Ensuring that documents are destroyed securely to prevent unauthorized access.
Documenting the destruction process in the organization’s records.

المسؤوليات

يتحمل كل من الموظفين والإدارة مسؤولية تطبيق هذه السياسة. يجب على الموظفين الالتزام بممارسات الاحتفاظ والإتلاف المحددة، بينما تقع على عاتق الإدارة مسؤولية الإشراف والتأكد من الامتثال.

للتواصل

لأي استفسارات أو مزيد من المعلومات حول سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها، يرجى التواصل معنا عبر:

الهاتف: 0123456789